Зачем нужны планерки
Есть такой анекдот: «Три дня наблюдал за муравейником. Ни планерок, ни совещаний. А главное — все работают!». Смешно, но, к сожалению, к реальности он имеет мало отношения, так как правильно организованные планерки эффективно решают целый пул важных бизнес-задач.
Координация действий
На планерках происходит обсуждение текущих задач, проектов и планов, чтобы все члены команды были в курсе общей картины и работали согласованно.
Обмен информацией
На планерках организуется донесение важной информации от руководства к сотрудникам и наоборот, а также обмен опытом и знаниями между членами команды.
Выявление и решение проблем
На живых и виртуальных совещаниях происходит коллективное обсуждение возникших проблем и поиск решений, чтобы избежать задержек и ошибок. Это в несколько раз эффективнее, чем искать решение проблемы с сотрудником тет-а-тет, так как другие члены команды могут поделиться своим опытом решения подобных сложных вопросов.
Распределение задач
На встречах организуют распределение новых задач и ответственности между членами команды. Казалось бы, задачи можно ставить и отдельно каждому сотруднику. Но когда все члены команды в курсе задач каждого, это позволяет видеть общую картину развития проекта, над которым работает коллектив.
Принятие решений
Планерки позволяют оперативнее принимать решения по важным вопросам, касающимся работы команды или организации. Это происходит благодаря тому, что все участники процесса оперативно доносят необходимую для принятия решения информацию.
Отслеживание прогресса
Общий встречи позволяют отслеживать достигнутые результаты и оценивать прогресс в достижении поставленных целей.
Мотивация и поддержание командного духа
Планерки позволяют поддерживать атмосферу сотрудничества и поддержки в коллективе, а также отмечать достижения. Это особенно актуально в компаниях, где сотрудники работают удаленно, так как многие из них чувствуют свою оторванность от коллектива.
Какие типы планерок бывают
- Ежедневные короткие планерки на 10−15 минут, которые позволяют оперативно обменяться информацией о текущем прогрессе, планах на день и возникших проблемах.
- Еженедельные более продолжительные планерки для обсуждения общих целей, отслеживания прогресса по проектам и решения стратегических вопросов.
- Проектные планерки, которые организуются для обсуждения задач, проблем и планов по конкретным проектам.
- Ретроспективные планерки, в рамках которых подводят итоги проекта, анализируют успехи и неудачи и вырабатывают рекомендации на будущее.
Как действительно эффективно проводить планерки
Чтобы организовать эффективную планерку, следуйте приведенным ниже рекомендациям.
Определите цель планерки
Заранее решите, какую конкретную задачу вы хотите решить на этом совещании и донести эту цель участникам, чтобы они могли подготовиться.
В процессе планерки не отклоняйтесь от темы и не тратьте время на обсуждение неважных и незапланированных вопросов.
Подготовьтесь к совещанию
Заранее составьте список вопросов, которые необходимо обсудить на планерке и отправьте его участникам совещания. Это даст им время подготовиться и собрать необходимую информацию.
Также убедитесь, что у вас есть все необходимые:
- документы;
- графики;
- отчеты;
- и другие материалы.
Обозначьте четкие временные рамки планерки
Установите четкое время начала и окончания планерки и соблюдайте временной регламент, чтобы не затягивать совещание. Также можно запланировать время на обсуждение каждого отдельного вопроса.
Обозначенные временные рамки позволяют участникам совещания более эффективно планировать свой рабочий график.
Говорите кратко и по существу
Избегайте длинных монологов и отступлений от темы — они мешают усваивать основную информацию встречи. Оптимально, если совещание проходит в формате диалога или передачи слова основным участникам.
Планируйте заранее состав участников
Приглашайте только тех, кто действительно необходим. Не перегружайте совещание людьми, чье присутствие не является обязательным. Помимо этого старайтесь приглашать людей, которые могут внести вклад в обсуждение.
Если некоторым участникам не нужно присутствовать в течение всего совещания, вызовите их на конкретное время. В этом вам поможет планирование времени совещания, о котором мы говорили выше.
Поощряйте активное участие всех участников
Создайте атмосферу, в которой люди не боятся высказывать свое мнение и задавать вопросы. Как руководитель, сами активно задавайте вопросы участникам и стимулируйте дискуссию. Старайтесь не давать готовых ответов, а вовлекайте участников в поиск решений.
Эффективно организуйте процесс
Назначьте модератора, который будет следить за соблюдением регламента, направлять дискуссию и подводить итоги.
Дайте возможность высказаться каждому участнику.
Следите за тем, чтобы дискуссия была сбалансированной и отдельные участники не доминировали над остальными.
Кратко резюмируйте основные выводы и решения, принятые по каждому пункту повестки дня.
Оперативно принимайте решения по итогам совещания
Не оставляйте вопросы без ответа и не затягивайте процесс принятия решений.
Назначайте ответственных за выполнение принятых решений.
Определяйте сроки выполнения каждой задачи.
Документируйте итоги планерки.
Запишите основные вопросы, принятые решения и назначенных ответственных и разошлите протокол всем участникам. Это поможет им вспомнить о своих обязанностях и отслеживать прогресс.
Запросите индивидуальную обратную связь
Попросите участников написать вам, что можно улучшить в организации и проведении планерок.
Оцените, насколько эффективно они помогают достигать поставленных целей.
Инструменты для проведения эффективных планерок
- Видеоконференции (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Яндекс Телемост), используемые для проведения онлайн-совещаний.
- Таск-менеджеры (Trello, Asana, Jira), используемые для управления задачами и отслеживания прогресса.
- Инструменты для совместной работы (Google Docs, Microsoft Office Online) для совместного редактирования документов и создания презентаций.
- Таймеры (Online Stopwatch): Для соблюдения временного регламента.
- Телефония (виртуальная АТС «Плюсофон») для организации групповых созвонов.
Поведем итоги
Для организации эффективных планерок:
Старайтесь создавать атмосферу, в которой люди не боятся высказывать свое мнение и делиться проблемами.
Как руководитель, активно участвуйте в планерках и демонстрируйте свою заинтересованность в успехе команды.
Регулярно анализируйте результаты планерок и вносите изменения, чтобы сделать их более эффективными.
Используйте современные инструменты для повышения эффективности планерок и вовлеченности участников в процесс.
