Каждый руководитель хотя бы раз сталкивался с проблемой, когда сотрудникам ставят дедлайн, а они его срывают. Иногда вся работы компании может замедлиться или даже застопориться, если коллектив регулярно саботирует рабочий процесс.
Почему это происходит? Как поставить задачу сотруднику так, чтобы не переживать за результат? Есть ли смысл увольнять старых и нанимать новых специалистов до тех пор, пока не соберется по-настоящему эффективная команда? Эффективный менеджер должен быть строгим?
Ответим в статье на все эти вопросы, а также соберем полезный чек-лист с действиями, которые помогут «достучаться» до сотрудников.
Почему сотрудники регулярно срывают дедлайны и не выполняют задачи? Проблема в мотивации или в чём-то другом?
Зачем тратить время, чтобы научиться правильной постановке задач?
Несколько лет назад были популярны тренинги по мотивации. Сейчас они практически сошли на нет. Почему? Потому что еще в 1908 году был установлен закон Йеркса-Додсона, который говорит о том, что лучшие результаты достигаются при среднем уровне мотивации.
Проще говоря, при том уровне, который есть у нас почти каждый день. Получается, что сотрудники работают с низкой отдачей не из-за проблем с мотивацией. Причины в чём-то другом. Но в чём же?
Она заключается в эффективной постановке задач. Неправильная постановка целей и задач с вероятностью в 99% обернется тем, что задача никогда не будет выполнена. Скорее всего, она попросту потеряет свою актуальность и про неё навсегда забудут.
Как же ставить задачи правильно? Здесь довольно много нюансов, поэтому мы выделили 5 главных советов, которые могут подтянуть эффективность и работоспособность команды в разы.
Но для начала давайте разберемся с тем, какими задачи вообще бывают? Это важно, потому что у них разные правила постановки, разные способы контроля и т. д.
Какими бывают виды задач?
Есть много классификаций, но проще и понятнее всего разделить все задачи сотрудника, отдела и компании на три вида:
Ежедневные
Это задачи, которые нужно выполнять каждый день или почти каждый день. Часто их называют рутинными. К примеру, менеджер отдела продаж должен ежедневно совершать 30 звонков клиентам по холодной базе.
С одной стороны, ежедневные задачи редко бывают сложными. Тем более, регулярные повторения превращают все действия специалиста в автоматизм.
Рутинные задачи отнимают очень много сил. Поэтому их проще автоматизировать, чем искать дополнительную мотивацию и заставлять себя
С другой стороны, многие сотрудники отбывают такие поручения, как повинность. Поэтому часто саботируют, откладывают под любым предлогом.
Их можно понять, потому что рутинные действия быстро убивают интерес и мотивацию сотрудников. А работа без интереса очень заметно сказывается на эффективности деятельности. Поэтому здесь мало только правильно сформулировать задачу.
Что же делать?
Можно, конечно, установить тотальный контроль за менеджерами и серьезно штрафовать каждого за невыполнение плана. Это даст результат на короткий срок, но в дальнейшей перспективе всё вернётся на круги своя или станет ещё хуже.
Мотивация страхом работает недолго. Гораздо эффективнее облегчить сотруднику ежедневные задачи, забрать у него часть рутины и передать её автоматике.
Как это сделать? Например, с помощью интеграции виртуальной АТС с CRM-системой. После интеграции сотрудники смогут звонить в один клик прямо из карточки лида.
Система автоматически будет направлять заказчиков на персонального менеджера, с которым они уже работали раньше. При входящем звонке карточка нового клиентам будет создаваться автоматически.
Записи разговоров станут сохраняться автоматически. И это лишь самые основные плюсы интеграции. Работа менеджеров станет проще, они будут успевать больше. Руководитель получит развернутую аналитику от первого звонка до заключения сделки.
Текущие
Эти задачи появляются здесь и сейчас. К примеру, подошёл срок модернизации оборудования, нужно найти нового поставщика или нанять еще двоих сотрудников в штат.
Главная проблема выполнения текущих задач в том, что если они не являются жизненно важными, то часто начинает откладываться, что может привести к серьезным финансовым потерям и другим негативным последствиям.
Например, сотрудничество с одним из подрядчиков перестало быть таким же выгодным, каким было раньше. Нужно найти другого, но проходит год и ничего не меняется. Никто так не довёл дело до результата.
Прибыль упала, об это время от времени кто-то вспоминает, но ничего не происходит. Здесь правильная постановка целей и задач часто упирается в две преграды. Это смысл и понятные микро-задачи.
С одной стороны, исполнители не всегда понимают, зачем и насколько важно выполнить работу. С другой, не особо понятно, как именно к ней подступиться. С чего начать?
Правильно поставленная задача — это конкретная, понятная и измеримая задача. Будь она ежедневной, текущей или долгосрочной
Долгосрочные
Касаются развития всего бизнеса или отдельных больших проектов. К примеру, увеличивать выручку на 20% в год или открыть за 5 лет 10 филиалов в крупных городах России.
Главная беда таких задач в том, что в них зачастую мало конкретики, они абстрактные. Им не хватает четких формулировок. Исполнители точно не понимают, что именно и когда они должны сделать. Поэтому время идёт и ничего не происходит.
Главное условие достижения глобальных проектов — максимальное разбиение на понятные, простые и конкретные действия для разных исполнителей. Это отдельная большая работа, но если грамотно её расписать и организовать, огромный проект реализуется сам собой.
Нужно лишь изредка контролировать выполнение промежуточных целей.
Как правильно ставить задачи: 5 главных правил
Здесь мы подбираемся к вопросу, какие же универсальные правила помогут не просто повысить работоспособность коллектива на 5−10%, а коренным образом решат проблему постановки задач, их исполнения и контроля.
Правило №1: каждый специалист отвечает только за свой небольшой сектор работ
Если обязанности специалистов размыты и у каждого из них нет четкого плана на неделю или месяц, то как с них вообще можно что-то спросить?
Руководитель попросту не сможет конструктивно указать на недостатки одного отдельно взятого сотрудника в его работе. Как быть с отделом продаж, где 5 менеджеров по идее должны заниматься одним и тем же?
Можно ограничиться только индивидуальным планом для каждого. А можно распределить роли по сегментам. Например, в компании по продаже спецтехники один менеджер занимается только грузовиками, второй техникой для сельского хозяйства и т. д.
Правило №2: задачи нужно формулировать правильно и не смешивать их с проектами
Наверное, это одна из самых главных ошибок в деле управления сотрудниками и компанией в целом. Суть в том, что задачу в стиле: «обновить корпоративный сайт» очень тяжело выполнить.
Она абстрактная. Даже если поставить точный дедлайн, то кто, когда и чем должен заниматься? Всё дело в том, что перед нами вообще не задача, а проект. Это совсем разные вещи.
Правильная постановка управленческих целей и задач — это уже наполовину выполненный проект
Проект — это что-то большое, долгое и серьезное. Его навряд ли получится сделать за один день. А задача — это здесь и сейчас. На этой неделе, в крайнем случае. К примеру, правильно сформулированной задачей может стать такая: «организовать планерку по поводу переделки сайта».
Но и с этой задачей могут возникнуть сложности. Её можно упростить еще больше, чтобы избежать прокрастинации. К примеру, так: «поручить Лене организовать общее собрание сегодня в 15:00».
Правило №3: переместите задачи из головы в трекинг
Всё запомнить невозможно. Но многие руководители и простые сотрудники пытаются, забывают важное, расстраиваются и корят себя. А может ещё и получают критику от начальства.
Всего этого можно избежать, если переместить все этапы, правки и обсуждения по задачам из головы и блокнотов в специальные программы, которые называются трекерами задачи.
К примеру, Trello, JIRA или Яндекс.Трекер. Теперь все работы по промежуточным целям будут наглядно видны. А вместе с ними и проблемы, которые ведут к срыву сроков.
Правило №4: используйте SMART-метод или его составляющие при исполнении задач
Критерии SMART и сама методика были разработаны Джорджем Дораном ещё в 80-е годы прошлого века, но до сих пор актуальны и популярны. Технология устанавливает важнейшие составляющие правильной постановки задачи:
- Конкретность. Как мы уже говорили, цель должна быть максимально точной и понятной для исполнителя. Не «позвонить клиентам», а «обзвонить клиентов, которые уже делали заказ у нас, чтобы рассказать о новых продуктах».
- Измеримость. Речь идет о количественных показателях. Не «улучшить продажи», а «выйти на ежемесячный рост в 10%»
- Достижимость. Крайне важно, чтобы сотрудники понимали, что у них хватит сил и средств выполнить эту задачу. Если она пугает их, скорее всего, они её будут откладывать до последнего.
Здесь часто помогает шаг разбить задачу на ряд более мелких действий. Да, этапов работы станет больше, но пройти их будет проще. - Релевантность. Задачи подчиненным не должны противоречить друг другу и быть значимыми. Если специалист не понимает, в чём смысл и какая будет польза от его действий, скорее всего, ничем хорошим это не закончится.
- Ограничение в сроках. Конкретные дедлайны всегда необходимы. В противном случае, задачи без точных сроков будут раз за разом проигрывать задачам с ограниченным сроком исполнения.
Картина маслом: «За 5 минут до дедлайна»
Правило №5: формирование доверительной атмосферы в коллективе
На первый взгляд, это довольно общие слова. Но с другой стороны, если сотрудники боятся обращаться к начальству за разъяснениями, если в компании не принято просить помощи и диктуется принцип «умри, но сделай», то о какой продуктивной работе может идти речь?
По крайней мере, в долгосрочной перспективе.
Главные ошибки руководителей при постановке задачи
После обсуждения того, как поставить задачу сотруднику правильно, давайте посмотрим на типичные ошибки, которые допускают менеджеры и более вышестоящие руководители в этом деле.
- Они думают, что подчинённые всегда сами должны догадаться, что точно имелось ввиду;
- Точные дедлайны заменены на «скоро», «не так срочно», «быстро» и т. д.;
- Начальники не считают нужным приводить примеры, чтобы лучше донести свою идею;
- Нет проверки, насколько участники процесса правильно поняли задачу;
- Сотрудники подвергаются жёсткой критике. Мотивация страхом работает только в краткосрочной перспективе. Но у неё слишком много «побочных эффектов». Например, подчиненные боятся уточнять подробности и теряют желание что-то делать вообще.
Как контролировать выполнение задачи, чтобы всё не пришлось переделывать?
Контроль лучше всего разбить на две составляющие. Во-первых, ввести промежуточный контроль результатов после выполнения каждой небольшой задачки в рамках проекта.
Это позволяет исправлять небольшие недочеты и ошибки быстро и просто, а не переделывать дорого и долго весь проект в финальной стадии его реализации.
Контролировать выполнение задачи и следить за исполнителем — это разные вещи. Руководитель помогает, а не надзирает за подчиненным
Во-вторых, вам помогут современные технологии. Мы уже говорили про CRM и трекеры, которые позволяют отслеживать эффективность сотрудников на каждом микро-этапе. Еще они помогают упростить постановку управленческих целей и задач, разгрузить голову всем участникам процесса.
К примеру, простая и быстрая интеграция виртуальной телефонии в CRM-систему компании позволяет убрать из работы сотрудников многие рутинные задачи, которые раньше отнимали у них время и силы.
А руководитель получает развернутую аналитику по каждому сотруднику для корректировки его работы и результатов.
Как же ставить и контролировать задачи правильно? Итоговый чек-лист
- Нужно разделять задачи, цели и проекты. Задача — это то, что можно сделать здесь и сейчас или в обозримой перспективе. Управление проектом — это более высокий уровень, который требует других действий ;
- Руководителю нужно убедиться, что сотрудник правильно его понял, у исполнителя есть знания, навыки и время для решения задачи. У каждой задачи должен быть точный дедлайн;
- Лучше следить за атмосферой в коллективе и отказаться от жесткой критики, которая убивает инициативу в подчиненном и желание сделать работу хорошо. Контролируйте выполнение задания вместо поиска эффективных способов приструнить расслабившийся коллектив.
- Большинство рутинных действий в деле постановки задач и контроля их выполнения можно автоматизировать. Для этого есть CRM-системы, трекеры, умная виртуальная телефония, системы отслеживания ошибок и т. д.
Эффективная команда профессионалов, которой можно делегировать любую задачу и не бояться за конечный результат, выстраивается не муштрой или бесконечным подбором новых сотрудников до победного.
Она сама создается тогда, когда отточены механизмы работы с проектами и задачами, когда исполнители понимают, что они делают и зачем, когда у них всегда есть возможность получить обратную связь в процессе.
В таком коллективе не нужно искать какой-то путь к достижению успеха, стратегическая цель постепенно сама становится реальностью.