Как типы задач для сотрудников существуют
Прежде, чем перейти к правилам постановки задач сотрудникам, давайте рассмотрим, какие они вообще бывают.
Рутинные задачи
Это ежедневные обязанности, которые повторяются изо дня в день и не требуют творческого подхода. Например, ответы на звонки клиентов или ввод данных в систему учета.
Рутинные задачи
Хорошо, если выполнение таких задач доведено до автоматизма. Это позволяет выполнять их качественно и без потери лишнего времени.
Простые задачи
Это действия, которые могут быть выполнены сотрудником без специальной подготовки или опыта работы. Например, отправка писем или копирование документов.
Но это не значит, что простые задачи можно ставить абстрактно. Например, при копировании документов важно учесть:
- количество копий;
- делать ли их односторонними или двусторонними;
- делать ли их черно-белыми или цветными.
Помимо этого важно обозначить сроки, когда эти копии нужно сделать, и учесть другие нюансы.
Сложные задачи
Это проекты, требующие специальных знаний и навыков. Они могут включать в себя:
- анализ данных;
- разработку новых продуктов или услуг;
- решение нестандартных проблем.
В такой задаче важно учитывать не только правильность постановки, но и навыки сотрудника. Если он не обладает необходимыми знаниями, на выполнение сложной задачи у него уйдет больше времени, чем у квалифицированного специалиста. Также тут выше вероятность допустить ошибку.
Творческие задачи
Это задания, которые предполагают нестандартный подход и креативное мышление. К ним относятся:
- разработка дизайна;
- написание статей;
- создание рекламных материалов.
С одной стороны их можно отнести к одному из других типов задач. С другой — их выполнение требует меньше рамок и больше свободы.
Задачи с высокой степенью ответственности
Это поручения, от выполнения которых в большей степени зависит успех компании или безопасность других людей. К ним относятся, например, управление финансами или обеспечение безопасности на производстве.
При их постановке важно учитывать не только компетентность исполнителя, но и его уровень ответственности и умение принимать решения в стрессовых ситуациях.
Групповые задачи
К ним относятся задачи, выполнение которых требует взаимодействия нескольких сотрудников или отделов. Это могут быть:
- совместные проекты по разработке нового продукта или услуги;
- организация мероприятия;
- проведение маркетинговой кампании.
Групповые задачи требуют четкого соблюдения тайминга. Ведь если один из сотрудников не вовремя выполняет свою работу, время выполнения работ другими специалистами сдвигается.
Правила постановки задач сотрудникам
Теперь давайте рассмотрим правила постановки задач сотрудникам, которые характерны для большинства поручений.
1. Четкая формулировка
Задача должна быть сформулирована ясно и конкретно, чтобы сотрудник понимал, что от него требуется, и мог оценить объем работы. Даже в творческих задачах есть техническое задание, которое создает рамки творческого процесса. Например, примерная структура для статьи или требования к цветам для дизайн-макетов.
2. Измеримость результата
Результат выполнения задачи должен быть измеримым, чтобы можно было оценить успешность ее выполнения. В примере с копированием мы уже писали, что нужно не просто поставить задачу сделать копию документа, но и обозначить, какое количество копий нужно.
Пример того, как можно измерить результат по методу SMART от эксперта в области стратегического планирования — Джорджа Т. Дорана
3. Реалистичные сроки
Сроки выполнения задачи должны учитывать возможности сотрудника. И при постановке срочных задач важно понимать, что чем более сжаты сроки, тем выше вероятность допустить ошибку или выполнить работу некачественно.
При этом, совсем растягивать сроки тоже не рекомендуется. Это может привести к тому, что сотрудник приступит к задаче в последний момент.
4. Приоритетность
Приоритетность задач
Задачи должны быть ранжированы по приоритету, чтобы сотрудники знали, какие из них нужно выполнить в первую очередь. Тут же необходимо помнить, что при постановке новой задачи с высоким приоритетом, срок исполнения ранее поставленных, но менее приоритетных задач сдвинется.
5. Обратная связь
После выполнения задачи необходимо предоставить сотруднику обратную связь о его работе. Это позволит с одной стороны обратить внимания сотрудника на то, что он сделал хорошо. С другой стороны так вы обозначите ему точки роста.
6. Вовлечение сотрудников
Хорошо, если сотрудники участвуют в процессе постановки задач. Это позволяет им понять, как их работа влияет на общий результат, что повышает качество выполнения работы и вовлеченность в общее дело.
7. Мотивация
Задача должна мотивировать сотрудника к ее выполнению. Это может быть связано с:
- достижением личных или профессиональных целей;
- получением вознаграждения;
- признанием со стороны руководства;
- и так далее.
Мотиваторы каждого сотрудника, как правило, знают в HR-отделе.
8. Наличие ресурсов
Для выполнения задачи сотрудник должен иметь необходимые ресурсы, такие как:
- информация;
- инструменты;
- материалы;
- и так далее.
Если же у него чего-то нет, он должен знать, где это достать.
9. Гибкость
В процессе выполнения задачи могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые потребуют корректировки сроков или содержания задачи. Важно предусмотреть возможность такой корректировки.
Например, при постановке задач на разработку рекламного макета вы можете обозначить дизайнеру срок сдачи понедельник следующей недели, а клиенту сказать, что сдадите макет в среду следующей недели. Так у вас будет запас времени на внесение правок в макет или на случай, если дизайнер по каким-то причинам выйдет за обозначенные сроки.
Заключение
Чтобы получить желаемый результат, необходимо учитывать описанные выше правила постановки задач. Помимо этого, важно помнить и про другие нюансы, которые есть в разных типах задач.
Но чтобы минимизировать риск неправильно выполнения работы, часть функций, например, рутинные задачи, рекомендуется автоматизировать. Так, в каждой фирме есть список вопросов, которые часто задают клиенты. Значит можно через виртуальную АТС настроить голосового помощника, который будет отвечать на эти вопросы и не будет отвлекать специалистов от решения более важных вопросов.
