Автосекретарь: для чего нужна эта функция и как она помогает бизнесу

Автосекретарь — это услуга обработки входящих вызовов, которая одновременно улучшает опыт взаимодействия клиента с компанией и оптимизирует целый ряд процессов внутри фирмы. Подробнее об этой функции виртуальной АТС рассказываем в статье.

Что такое автосекретарь

Автосекретарь — это автоматизированная система обработки входящих звонков, которая действует по заданному алгоритму. Раньше эта функция телефонии называлась Auto Attendant (AA). Сегодня с развитием услуг виртуальных АТС задачи автосекретаря все чаще выполняет технология IVR (Interactive Voice Response — интерактивное голосовое меню).

Современный автосекретарь помогает пользователю получить нужную информацию или связаться с профильным специалистом, минуя живого секретаря. Это и экономит время клиента, и повышает его лояльность к компании.

Как подготовить сценарии для услуги автосекретаря по обработке входящих вызовов

Определение задачи

Первое, с чего стоит начать, это определиться с задачами, для которых вы планируете использовать автосекретаря. К ним, например, относятся:

Подготовка сценария

На этом этапе вам необходимо прописать алгоритм действия автосекретаря при звонке клиента на номер компании. Как правило, обработка любого входящего вызова начинается с голосового приветствия.

Далее автосекретарь с помощью голосового помощника может либо предложить выбрать один из вариантов меню, либо предложить озвучить свой вопрос, после чего система с искусственным интеллектом определит, какой дать вариант ответа или с каким сотрудником соединить клиента. При этом меню звонка на номер фирмы часто бывает многоступенчатым.

Подготовка сообщений

Одной из популярных функций автосекретаря является проигрывание заранее записанных сообщений с ответами на часто задаваемые вопросы. Это избавляет сотрудников компании от необходимости регулярно повторять клиентам одну и ту же информацию.

Скриншот настройки голосового меню в личном кабинете Плюсофон

Скриншот настройки голосового меню в личном кабинете Плюсофон

При подготовке сообщений важно учитывать специфику целевой аудитории компании и исходя из этого подбирать стиль общения и голоса дикторов, которые записывают сообщения.

Функции и преимущества автосекретаря

Когда звонок клиента по номеру компании попадает на голосовое меню, автосекретарь может предложить ему:

Компания с помощью автоинформатора:

Запуск и тестирование автосекретаря

После того, как автосекретарь запущен, важно регулярно оценивать результаты его работы от реакции клиентов на голосовое приветствие, до конверсии в целевое действие. И на основе анализа дорабатывать сценарий, чтобы улучшать клиентский опыт и качество обслуживания.

Заключение

Телефонный автосекретарь — это функция виртуальной АТС, которая отвечает за обработку входящих вызовов, чем улучшает работу бизнеса, одновременно повышая конверсию звонков и снижая затраты. Это один из инструментов автоматизации процессов компании, который позволяет работать телефонии с наименьшим количеством сбоев и ошибок.

16.04.2024

* Приобретение телефонных номеров возможно только после верификации личности по паспорту гражданина РФ и заключения договора оказания услуг связи.