Пропущенные вызовы — это не только потерянные клиенты, но и впустую потраченный рекламный бюджет. Но далеко не всегда в пропущенных телефонных звонках виноваты менеджеры. Например, клиент может позвонить в выходной день, когда в офисе никого нет.
Много пропущенных звонков бывает и тогда, когда сотрудники попросту перегружены. Некому ответить на ещё один или несколько вызовов.
Пропущенные вызовы — это навсегда упущенные клиенты или нет?
В обеих ситуациях можно нанять дополнительных менеджеров, но есть и другие способы устранения проблемы. Более простые и экономичные. Именно о них мы и расскажем в этой статье.
Как сделать так, чтобы пропущенных входящих больше не было?
Шаг №1: подключить виртуальную АТС
Без виртуальной телефонии практически невозможно эффективно работать с пропущенными вызовами. Например, как узнать количество пропущенных звонков? Где посмотреть список пропущенных вызовов?
Виртуальная телефонная станция снимает все эти вопросы. К примеру, функционал облачной АТС от Плюсофон позволяет видеть подробную статистику по звонкам. Вы увидите не только пропущенные, но и входящие, исходящие и даже нулевые вызовы (с нулевой длительностью).
Все вызовы будут отображены в вашем личном кабинете
Можно выбрать нужный вам временной отрезок, применить фильтры по дате, типу звонка и пользователю. А полученные данные легко выгрузить в формате HTML, Excel или PDF.
Отчёт не только показывает входящие или сколько пропущенных звонков, но и позволяет отслеживать эффективность каждого менеджера. Дополнительно отображается длительность и даже стоимость вызова, если соединение было установлено.
Таким образом, мы получаем незаменимый инструмент для руководителя отдела продаж.
Шаг №2: воспользоваться сценариями переадресации вызовов
Эта функция гарантирует, что ни один важный звонок не останется без ответа. Настройки виртуальной АТС позволяют гибко распределить входящие вызовы внутри групп. Например, среди отдела продаж или бухгалтерии.
Настроить сценарии очень просто. Весь процесс займет несколько минут. Звонки можно распределить в трёх вариациях:
- По очереди. Входящие вызовы будут равномерно распределяться между сотрудниками;
- В случайном порядке. Виртуальная АТС будет перебирать все телефонные номера, которые занесены в список, пока сотрудник не ответит или клиент не положит трубку.
- Одновременно. Телефон зазвонит сразу у каждого пользователя.
Шаг №3: настройть очередь звонков
Этот вариант идеально подойдёт тем, у кого много пропущенных вызовов в моменты пиковой нагрузки. Очередь звонков позволяет удержать клиента на линии, когда все операторы заняты.
Пока клиент будет в очереди, ему не обязательно слушать гудки. Их можно заменить полезной информацией или музыкальной композицией.
Здесь тоже есть два сценария распределения звонков в очереди. Можно организовать поток ответа на входящие вызовы по очереди.
Очередь звонков — отличное решение для компаний с большим объемом входящих
Переадресация будет происходить на каждый внутренний номер, начиная с первого. Второй вариант — система выберет наиболее свободного оператора. Виртуальная АТС направит звонок на сотрудника с минимальной загрузкой в данный момент.
Проблема пропущенных вызовов решена?
Как видите, пропущенные вызовы можно успешно предупреждать. Но если клиент всё-таки положил трубку, в этом тоже нет ничего страшного
Современная виртуальная телефония всё равно сохранит пропущенный телефонный звонок. У менеджера есть возможность проверить пропущенные звонки и позвонить клиенту, чтобы узнать, какой товар или услуга его интересуют.
Не менее важно, что всё происходит быстро. Вам не нужно заказывать и ждать детализацию пропущенных вызовов. Данные обновляются в личном кабинете и доступны 24 часа в сутки.
Чтобы сделать работу менеджеров еще более эффективной, можно провести интеграцию виртуальной АТС с CRM-системой. После интеграции карточки лидов будут создавать автоматических при входящих вызовах, все разговоры будут сохранены, а менеджеры смогут звонить напрямую из системы в пару кликов.