Облачные сервисы для бизнеса: как выбрать подрядчика и не попасть в ловушку

О каких сервисах мы говорим

Чтобы не запутаться в терминологии, для начала поясним, что мы имеем в виду под облачными сервисами. Это когда вы не покупаете программу или оборудование, а арендуете его у другой компании через интернет:

• IP-телефония: звонки через интернет;
• Виртуальная АТС: управление звонками, голосовые меню, переадресация — все в облаке;
• CRM-системы: база клиентов и сделок, доступная с любого устройства.

Главный плюс — вам не нужно покупать «железо» и обслуживать его. Вы просто платите абонентскую плату и пользуетесь готовым решением. Именно поэтому рынок так переполнен предложениями, и именно поэтому так важно уметь выбирать.

Как проверить подрядчика: главные критерии

Вместо того чтобы сразу погружаться в изучение предлагаемых функций, начните с проверки самого сервиса. Есть два ключевых параметра, которые говорят о надежности компании больше, чем любая презентация.

1.Стабильность и публичность

Опыт работы на рынке важен, но сам по себе он не гарантирует успех — гораздо критичнее актуальная публичность. Главные маркеры надежности:

• живой рабочий сайт;
• регулярно обновляемые соцсети;
• экспертные статьи в СМИ и блогах.

Например, на рынке виртуальных АТС найти незрелых игроков практически невозможно — все они прошли проверку временем. Но если компания не вкладывается в маркетинговую обертку, не активна в инфополе, то она вряд ли уже конкурентоспособна.

Мы ведем все соцсети, в том числе YouTube-канал, подписывайтесь!

2. Техподдержка.

Обратите внимание на работу технической поддержки. Как быстро она отвечает на вопросы и насколько качественно? Есть ли дежурные специалисты в выходные дни? Помните, что это ваш спасательный круг. Когда что-то сломается (а оно обязательно сломается в самый неподходящий момент), вы должны дозвониться до человека.

Согласно исследованиям Аналитического центра НАФИ, каждый третий россиянин (33%) оценивает работу чат-ботов негативно, а доля положительных отзывов за последний год снизилась. При этом 57% пользователей признаются, что их раздражает невозможность понять, кто им отвечает — робот или живой оператор. Неспособность решать нетипичные проблемы только усиливает недовольство, поэтому наличие в поддержке живого специалиста, на которого можно легко переключиться в сложной ситуации, критически важно для бизнеса.

В справочном центре «Плюсофон» собраны ответы на популярные вопросы и доступна техподдержка

Как не стать заложником одного сервиса

Многие предприниматели боятся «замкнуться» на одном подрядчике. А что, если качество упадет или цены резко поднимутся? Как уйти? И этот страх обоснован, ведь телефония — это фасад вашей компании.

Однако для малого и среднего бизнеса проблема перехода в другой сервис часто преувеличена. Главное правило: всегда проверяйте возможность переноса номеров (MNP — Mobile Number Portability) перед заключением договора. Если номера ваши и их можно забрать — все в порядке.

Вывод прост: выбирая сервис, в первую очередь убедитесь, что номера будут принадлежать вам и их можно будет перенести (MNP). Тогда при смене подрядчика достаточно будет перенастроить маршрутизацию звонков.

Неочевидная ошибка: покупка функций «на вырост»

Это частая ловушка, в которую попадают начинающие предприниматели. Вы видите в презентации крутые графики аналитики и ИИ-помощников и уже представляете, как картинка идеального бизнеса из ваших грез становится реальностью. Но покупая максимальный пакет, вы в итоге используете лишь 10% функционала.

Правильный подход — эволюционный. Сначала научите сотрудников базовому учету клиентов и сделок, набейте шишки. Только после того, как сотрудники освоят работу в CRM и бизнес-процессы будут отлажены, имеет смысл масштабировать систему: подключать к ней телефонию, интегрировать с сайтом для приема заявок или добавлять модули сквозной аналитики. Масштабироваться нужно только тогда, когда в новых функциях появится реальная потребность. На старте достаточно базовых инструментов для связи и учета.

Тарифы на виртуальную АТС

Тренды и реальность: стоит ли использовать ИИ?

Искусственный интеллект сейчас у всех на слуху. Голосовые помощники, автосекретари, умные боты — кажется, что за ними будущее. Но стоит ли малому бизнесу вкладываться в эти технологии прямо сейчас?

Клиентский опыт показывает, что непонятливые автоответчики и чат-боты чаще вызывают негатив, чем решают проблему. Пока технология не достигла уровня идеального понимания контекста, живое общение остается главным конкурентным преимуществом малого бизнеса.

Чек-лист: три действия для оптимизации бюджета

Допустим, вы прочитали эту статью и поняли, что тратите деньги на телефонию неэффективно. Что делать, чтобы исправить ситуацию?

1. Проведите аудит. Соберите все счета за связь и софт за последние месяцы, проверьте отчеты об активности пользователей в CRM. Вычеркните из списка те услуги или платные модули системы, которыми пользовались редко. Скорее всего, это и есть функции «на вырост».
2. Объедините каналы. Переведите всю команду на единую систему связи. Использование личных мобильных для работы убивает контроль и ведет к потере базы клиентов при увольнении сотрудника. Виртуальный мобильный номер решает эту проблему за копейки.
3. Настройте базовую интеграцию. Убедитесь, что ваша телефония хотя бы минимально связана с CRM. Это позволит автоматически сохранять историю звонков и не тратить время менеджеров на ручной ввод данных.

Выбирая облачного подрядчика сегодня, вы выбираете партнера на годы вперед. Спрашивайте про поддержку, проверяйте возможность ухода и начинайте с малого. Эффективный бизнес строится не на блестящих функциях «на вырост», а на осознанных решениях здесь и сейчас.