Зачем арендовать номер телефона

Вести бизнес через личные мобильные — это путь в никуда: клиенты натыкаются на занятую линию, менеджеры теряют контакты, а рекламу невозможно отследить. Стандартные сим-карты не справляются с потоком задач, но виртуальные номера решают проблемы. Давайте разберемся, зачем их арендовать, какие есть виды номеров и как запустить телефонию.

Виртуальный номер — что это?

Виртуальный телефонный номер — это услуга IP-телефонии, которая выглядит как привычный городской или мобильный номер, но физически не привязана ни к сим-карте, ни к проводу и аппарату. По сути, вы арендуете у провайдера доступ к облачной инфраструктуре и управляете ей через интернет. Номер принадлежит оператору, а ваша компания получает право его использования за ежемесячную плату.

Звонки, которые поступают на такой номер, облачная система автоматически перенаправляет туда, куда вам удобно: на личный мобильный сотрудника, на специальную программу на компьютере (софтфон) или на ноутбук менеджера, который работает удаленно.

Какие задачи бизнеса решает аренда номера

Облачная телефония — это полноценный инструмент для оптимизации бизнес-процессов и увеличения продаж. Вот главные причины, почему стоит арендовать виртуальный номер:

Многоканальность. Обычный мобильный или городской телефон может принять только один вызов. Если менеджер уже разговаривает, следующий покупатель наткнется на короткие гудки и уйдет к конкурентам. А виртуальный номер может принимать десятки звонков одновременно, распределяя их между сотрудниками.
Защита базы клиентов. Если менеджер использовал свой личный мобильный для работы, но решил уволиться, база клиентов уйдет вместе с ним. Арендованный виртуальный номер остается в компании, а переадресация на нового сотрудника занимает считанные минуты.
Отсутствие больших затрат. При аренде вы не тратите деньги на покупку оборудования, а платите лишь фиксированную абонентскую плату.
Гибкая настройка и легкий рост. Вы можете настроить любой сценарий распределения звонков, а также легко расширить пул номеров по мере роста бизнеса.
Контроль и аналитика. В личном кабинете доступны записи разговоров, статистика по каждому менеджеру и другие данные: сколько звонков пропущено и какая реклама приносит реальные заказы.

Четыре основных вида номеров

В зависимости от формата работы и ваших целей, можно выбрать один из следующих вариантов цифровых номеров:

Городские номера конкретного региона. Сюда относятся, например, номера Москвы (495, 499), Санкт-Петербурга (812) и других городов. Это логичный выбор для локального бизнеса (доставка еды, салон красоты, автосервис) или для компаний, создающих филиалы в новых регионах, если нужно подчеркнуть присутствие в конкретной локации.
Федеральные номера 8−800. Звонки на них бесплатны для клиентов из любой точки России, а все расходы за связь берет на себя ваша компания. Такой формат повышает статус бизнеса в глазах покупателей, подчеркивает масштаб организации и идеально подходит для интернет-магазинов, федеральных сетей или служб техподдержки.
Виртуальные мобильные номера. Выглядят как привычные сотовые контакты операторов связи. Их часто арендуют для работы курьеров, менеджеров по продажам или для привязки к рабочим аккаунтам в мессенджерах и на торговых площадках.
Номера с поддержкой СМС и текстовых сервисов. Если вашему бизнесу нужно отправлять клиентам уведомления, коды подтверждения или переписываться в мессенджерах, необходимо выбирать специальные мобильные номера с подключенной услугой СМС-сообщений.

Как выбрать и настроить подходящий номер

Процесс подключения полностью цифровой. Вам не придется ехать в офис оператора, подписывать горы бумаг или ждать курьера с пластиковыми картами. Но важно ответить на четыре вопроса:

Шаг 1. Определите географию

Где находятся ваши клиенты? Если вы работаете только в Екатеринбурге, купите красивый екатеринбургский номер. Если работаете по всей России — смотрите в сторону 8−800 или комбинации городских номеров крупнейших городов.

Подбор городских номеров

Подбор мобильных номеров

Шаг 2. Оцените нагрузку

Сколько звонков вы принимаете одновременно? Если у вас три менеджера, и каждому могут позвонить одновременно, вам нужен номер как минимум на 3−5 каналов. Большинство современных тарифов включают многоканальность по умолчанию, но лучше уточнить.

Шаг 3. Какие еще услуги вам нужны

Определите необходимый дополнительный функционал: отправка текстовых сообщений, речевая аналитика, голосовое меню (IVR) и пр.

Шаг 4. Выберите провайдера

Можно обратиться к классическим телеком-операторам, особенно если у вас уже есть корпоративный тариф, но у них часто ограничен функционал. А вот у специализированных сервисов IP-телефонии гораздо шире выбор номеров, гибче настройки переадресации и лучше интеграция с CRM. Для бизнеса чаще выбирают именно их.

При выборе провайдера смотрите не только на цену самого номера, но и на стоимость минуты разговора, наличие тестового периода и отзывы о качестве техподдержки — лучше, чтобы она была «живой», с реальными специалистами на линии, а не ИИ.

Оцените возможности и удобство личного кабинета во время тестового периода

Шаг 5. Настройка маршрутизации

Купить номер — это только 10% дела. Остальные 90% - правильно настроить, куда пойдет звонок. Например: днем звонки идут на основной офис, после 19:00 — на дежурный мобильный или в голосовую почту. Не забудьте поставить переадресацию на свободного сотрудника, а также можете записать голосовое меню, вроде: «Здравствуйте, вы позвонили в компанию Х. Чтобы связаться с отделом продаж, нажмите 1…».

Добавить голосовое меню и настроить работу по часам можно в личном кабинете «Плюсофон»